Wie formuliere ich meine Dankeemail nach dem Vorstellungsgespräch?

Du hast es geschafft: Das erfolgreiche Vorstellungsgespräch liegt hinter dir. An genau diesem Punkt beenden viele Bewerber ihre Bemühungen um die gewünschte Stelle. Jetzt liegt es ihrer Ansicht nach allein in den Händen des potenziellen neuen Chefs, ob sich der Traum vom vielversprechenden Arbeitsplatz oder der einmaligen Praktikumsstelle erfüllt.

Möchtest du es besser machen und deine Erfolgschancen nach dem Gespräch noch weiter steigern? Dann solltest du auf eine im Grunde alltägliche Geste zurückgreifen, die hierzulande noch wenig verbreitet ist: Verfasse eine Dankeemail! Warum gerade diese Botschaft den entscheidenden Ausschlag für deinen Erfolg geben kann und worauf du beim Schreiben achten solltest, erfährst du in den nächsten Abschnitten.

Warum es sich lohnt, danke zu sagen

Wie bedeutsam ein einfaches „Danke“ sein, weißt du vermutlich aus dem privaten Alltag. Das Prinzip dahinter lässt sich jedoch auch auf den Beruf übertragen und entfaltet hier sein immenses Potenzial. Auf den Punkt gebracht, bietet dein Dankeschreiben diese Vorzüge:

– Du fällst positiv auf. Dankeschreiben sind in Deutschland nicht allzu weit verbreitet – und genau darin liegt deine Chance. Mit einem gut formulierten schriftlichen Danke setzt du dich positiv von deinen Mitbewerbern ab. An deinen Namen wird sich der Personalchef erinnern!

– Du zeigst dein besonderes Interesse am Job. Eine Dankeemail zu verfassen, kostet Zeit und Mühe – und macht dem Personaler damit deutlich, dass du dich besonders für die Stelle ins Zeug legst. Dein Engagement wird man mit Sicherheit zu schätzen wissen.

– Du kannst deine besonderes Stärken noch einmal herausstellen. Bist du nicht ganz sicher, ob deine Fähigkeiten im Gespräch wirklich deutlich wurden oder möchtest du gar eventuelle Missverständnisse klären? Mit deiner Dankeemail kannst du noch einmal unterstreichen, warum gerade du der oder die Richtige für den Job bist.

– Du rufst dich ins Gedächtnis. Stell dir den Personaler am Schreibtisch vor. Er lässt seinen Blick über die gesammelten Gesprächsnotizen schweifen, wägt einzelne Argumente ab – und plötzlich landet deine Mail in seinem Postfach. Gibt es ein überzeugenderes Argument, speziell deine Unterlagen noch einmal genau unter die Lupe zu nehmen?

Die wichtigsten Do’s für deine Dankeemail

Du bist überzeugt? Dann wird es Zeit, sich an den PC zu setzen. Damit deine Mail tatsächlich ihren Zweck erfüllt, solltest du zunächst ein paar Grundregeln beachten:

  1. Schick die Mail rechtzeitig ab. Nicht nur die Höflichkeit gebietet es, zeitig zu reagieren. Bist du zu spät dran, könnte die Stelle unter Umständen auch schon anderweitig besetzt worden sein. Am besten sendest du deine Nachricht einen oder maximal zwei Tage nach dem Vorstellungsgespräch ab.
  2. Adressiere die Mail richtig. Ein Dankeschreiben wird immer an die Person gesendet, die dich zum Gespräch eingeladen hat. Achtung: Das muss nicht der Chef sein!
  3. Beschränke dich auf maximal eine Seite. Langatmige Ausführungen wecken kaum Interesse und fallen eher unangenehm auf. Halte dein Schreiben lieber kurz und kompakt.
  4. Sei ehrlich. Dieser Grundsatz gilt für das Dankeschreiben ebenso wie für alle anderen Dokumente im Bewerbungsprozess. Wirfst du mit wagen Komplimenten um dich, wirft das ein eher negatives Schmeichler-Licht auf dich.
  5. Schreibe eine individuelle Mail. Eine Standard-Mail für alle Unternehmen? Das ist keine gute Idee. Gerade die persönliche Ansprache und das Eingehen auf die konkrete Gsprächssituation machen deine Mail zu etwas Besonderem.Extratipp: Ob dein Schreiben diesem Anspruch gerecht wird, kannst du mit einem kurzen Test prüfen. Dafür überlegst du dir nach dem Lesen, wie genau diese Mail bei einem anderen x-beliebigen Unternehmen ankommen würde. Wäre die Mail auch hier geeignet? Dann hast du bisher zu wenige persönliche Bezüge hergestellt!
  6. Stimme den Schreibstil deiner Mail auf das Unternehmen ab. Informell und locker oder eher förmlich und betont professionell? Welcher Sprachstil bei deinem Gegenüber gut ankommt, kannst du nach einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch in der Regel recht gut einschätzen. Dieses Vorwissen solltest du unbedingt nutzen. Aber Vorsicht: Zu flapsig sollte dein Tonfall nicht sein. Das wirkt schnell aufdringlich.
  7. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und Layout. Ob deine Mail ihre Wirkung entfalten kann, hängt grundlegend von ihrer äußeren Form ab. Vor dem Abschicken solltest du daher noch einmal in Ruhe alle Formulierungen prüfen oder einen Freund bitten, gegenzulesen.

Was in deiner Dankeemail stehen sollte

Die äußere Form ist geklärt – aber welche Inhalte sollten nun in deiner Mail vorkommen? Bei der Gliederung deiner Nachricht kannst du dich an diesen Schritten orientieren:

  1. Begrüßung: Wie in der Bewerbung eröffnest du deine Mail mit der formellen Grußformel „Sehr geehrte bzw. sehr geehrter …“
  2. Das eigentliche Danke: In einigen kurzen Sätzen bringst du deine Wertschätzung für das Gespräch zum Ausdruck. Neben der gewidmeten Zeit und Aufmerksamkeit kannst du dich auch für Tipps und Hinweise bedanken. Nennst du dabei das Datum, erleichterst du dem Leser die Einordnung deiner Mail.
  3. Details zum Gespräch: In den nächsten Sätzen stellst du den konkreten Bezug zum Gespräch her. Such dir ein oder zwei wichtige Stellen heraus und erkläre, warum sie dein Interesse am Job noch verstärkt haben. Jetzt kannst du auch Dinge behutsam klarstellen und deine Kompetenzen erneut ins Spiel bringen. Wichtig: Übertreibe es nicht! Einen Kommentar über deine baldigen Arbeitserfolge solltest du dir besser sparen.
  4. Stärken des Unternehmens. Warum hat dich speziell das Vorstellungsgespräch davon überzeugt, dass du deine Traumstelle gefunden hast? In ein bis zwei Sätzen bringst du Komplimente an das Unternehmen unter. Bleibst du dabei dezent und zugleich konkret, hinterlässt das einen guten Eindruck ohne allzu aufdringlich zu wirken. Möglich sind zum Beispiel Komplimente zur angenehmen Atmosphäre oder zu den ausführlichen Antworten auf deine Rückfragen.
  5. Schlusssatz und Gruß: Beim letzten Satz kannst du dich an einer Standardformulierung orientieren. Du bringst deine Freude zum Ausdruck, falls du eine Zusage bekommst. Anschließend verabschiedest du dich mit deiner am besten handgeschriebenen Unterschrift. Diese kannst du einscannen und einfügen.

Fazit:

Pluspunkte sammeln mit einer persönlichen Dankeemail lohnt sich